Volgens de laatste cijfers van het CBS vergaderen we maar liefst 6,5 uur per week. Maar of het altijd wat oplevert, is de vraag. Toch hoeft een vergadering niet frustrerend en tijdrovend te zijn, aldus Rob de Haas, auteur van Ongewoon goed vergaderen.

Als ‘Meeting Designer’ werkt De Haas onder meer voor de gemeente Utrecht en helpt daar vergaderingen effectiever, sneller, maar vooral ook leuker te maken. Want die verlopen niet altijd soepel, het lijkt er zelfs op dat we steeds vaker gefrustreerd zijn na een vergadering. Betekent dit dat we slechter zijn gaan vergaderen?

,,Ik weet niet of we er slechter in zijn geworden,’’ zegt De Haas tegen De Ondernemer. ,,Maar het valt nu wel meer op als er problemen zijn. In de jaren 60 en 70 waren de onderwerpen bij een vergadering duidelijker, een bespreking draaide altijd om coördineren en organiseren. En de hiërarchie was ook veel duidelijker. Tegenwoordig wil iedereen meepraten, terwijl de voorzitter vaak nog 75 procent van de tijd aan het woord is. Dat zorgt ervoor dat we gefrustreerd raken.’’

Slechte voorbereiding

Wat ook voor frustratie zorgt, is het gebrek aan een concrete uitkomst terwijl besprekingen wel veel tijd in beslag nemen. Volgens De Haas komt dit doordat de meeste vergaderingen ongestructureerd of onvoorbereid zijn. ,,Mensen moeten vooraf meer nadenken over het proces van de bespreking in plaats van alleen over de inhoud. Er moet een plan en een doelstelling zijn, anders is het alleen betaalde borrelpraat.’’

Ook kent iedereen het beeld van de verveelde collega die onder de tafel met één oog op zijn telefoon kijkt. Het zou helpen als een meeting niet vrijblijvend is. ,,Vaak is er bij een vergadering te weinige onderlinge afhankelijkheid,’’ aldus De Haas. ,,Er moet spanning gecreëerd worden. Zoals collega’s bij de brandweer van elkaar afhankelijk zijn, zo moet dat ook bij een bespreking zijn.’’

Bij de les houden

Toch zijn daarmee niet alle problemen opgelost. Want ook al zijn alle deelnemers betrokken en goed voorbereid, dan nog komt het vaak voor dat één persoon constant aan het woord is. Dit komt volgens De Haas doordat mensen onderwerpen in te grote groepen bespreken. ,,30 procent van de Nederlanders vertoont introvert gedrag in grote groepen, dat is heel veel. Het betekent dat er op een groep van tien mensen drie à vier zijn wiens inbreng je mist.’’

Ook is het belangrijk dat een bespreking inspirerend is. Startups kiezen daarom steeds vaker voor staand vergaderen of brainstormen. Volgens De Haas is met name de brainstorm achterhaald, de beste ideeën krijg je namelijk niet zomaar. ,,Dat zie je in films, dat iemand ineens onder de douche inspiratie krijgt. Maar de beste ideeën krijg je door structuur.’’ Een beter format is volgens De Haas dan ook een workshopachtige setting, waarbij medewerkers moeten samenwerken in plaats van alleen bespreken.

Werkrelatie

Dit haakt in op een ander thema bij vergaderingen: relaties. De vergadering is vaak de plek waar je elkaar als collega’s even spreekt dus het mag dan best persoonlijk worden, aldus De Haas. ,,Werkgeluk ontstaat niet alleen door goede resultaten, maar ook door relaties. Je hoeft dus niet altijd meteen door te gaan naar de sheets; de menselijke factor is ook belangrijk.’’

,,Een goed voorbeeld is een bedrijf waar ze bij de start van de week het mooiste moment van het weekend bespreken. Of om elkaar iets te laten zien of voor te lezen wat inspireert, bijvoorbeeld een passage uit een boek waar je in bezig bent. ’’ Maar zorgt dat er dan niet voor dat de vergadering weer enorm uitloopt? ,,Dit is natuurlijk niet iets wat je elke week hoeft te doen, maar een keer per maand moet toch wel kunnen.’’

Vier tips om efficiënt te vergaderen

1. Laat elke vergadering maximaal 45 minuten duren. Heb je iets te bespreken wat echt meer tijd kost, wijk dan bewust van die 45 minuten af en bereid de bespreking goed voor. Of  maak er meteen een teamuitje van.

2. Zorg dat de uitkomst voor de vergadering duidelijk is. Dit bereik je door bij elk agendapunt een doel op te stellen. Een tijdslot per agendapunt maken kan ook, zo overschrijd je de maximumtijd niet.

3. Zorg dat iedere deelnemer van de vergadering iets heeft voorbereid en niet alleen de voorzitter. Zo is de onderlinge afhankelijkheid groter en wordt een vergadering spannender.

4. Als je vergadert met een grote groep, zorg er dan voor dat iedereen de ruimte voelt om actief deel te nemen. Verwerk de agendapunten bijvoorbeeld in subgroepjes van vier tot maximaal zes mensen.

Bron:  https://bit.ly/2yKPUuR