Vakantie straks? Zó maak je de beste out of office-reply

Ga je bijna op vakantie? Vergeet dan niet om een out-of-office reply aan te zetten. Maar: vermijd slechte grappen én wees positief.

Zodra je een mail hebt verstuurd, krijg je al reactie. ‘Ik ben niet aanwezig’, luidt het bericht. ‘Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met mijn collega’s.’ Niets mis mee: het bevat alle ingrediënten die nodig zijn voor een goed antwoord, de afwezigheid en het alternatief om in contact te komen. Maar het kan stukken beter.

Slechte voorbeelden

Voordat we tips meegeven over hoe het wél moet, eerst even hoe het niét moet. Een persoonlijk tintje is leuk, maar niet te overdadig: lezers hoeven niet te weten wat jij elk uur van je vakantie uitspookt, daar mailen ze niet voor. Kantoorhumor? Dat lijkt grappig, maar kan voor een buitenstaander die jou een mail stuurt toch wat vreemd over komen.

Digitaal marketingbedrijf Team Nijhoff zette veertig automatische antwoorden met een knipoog online, zoals:

‘De e-mailserver is onbereikbaar om je e-mailbericht te verifiëren. Op die manier is je e-mailbericht niet afgeleverd. Start je computer opnieuw op en probeer het bericht opnieuw te verzenden.’

‘Op dit moment ben ik bij een sollicitatiegesprek en als ik niet word aangenomen, zal ik reageren.’

‘Ik ben op vakantie, aan het hopen op het winnen van de loterij om daarna nooit meer terug te komen. #fingerscrossed.’

Dat kan heel gevaarlijk zijn, denkt personal branding-deskundige Fiona Kloosterman. ,,Volgens mij moet je bij het instellen van een out-of-office-reply altijd voor ogen houden wie je representeert. Werk je bijvoorbeeld bij een bank, kun je het je niet veroorloven om kwinkslagen te maken. Dat past niet bij het bedrijf en het beeld naar buiten”, legt ze uit. ,,De vraag is wel: wanneer is iets fout en wanneer is het origineel?” Bij twijfel, adviseert ze, kun je het even toetsen bij een aantal collega’s.

Hoe moet het wel?

Een goed automatisch antwoord moet je volgens Kloosterman altijd positief insteken: ,,De belangrijkste standaardregel vanuit de neuromarketing, is ‘denk niet aan de roze olifant’. Het oerbrein leest het woord ‘niet’ niet. Als je zegt, denk niet aan een roze olifant, denk je toch aan een roze olifant. Mensen lezen negatieve dingen niet.” Met andere woorden: maak een out-of-office reply positief. Schrijf: ‘Ik ben op vakantie’ in plaats van ‘Ik ben er even niet’.

Ook belangrijk: zorg dat de lezer verder wordt geholpen en geef duidelijk aan bij wie hij zich kan melden tijdens jouw afwezigheid. Ben je zzp’er en heb je geen collega’s die jou kunnen waarnemen? Duidelijkheid duurt het langst en zet duidelijk in het automatische antwoord wanneer en of je op iemands mail terugkomt. Dus niet: ‘Ik zal mijn mail af en toe lezen’, maar: ‘Op 26 augustus ben ik weer aan het werk en kom ik op je bericht terug’, want dat is uiteindelijk wat de lezer wil weten.

Bron: AD